Comment devenir productive (f) et le rester ?

Cindy Par quoi commencer ?

Cet article s’adresse évidement à toutes les personnes qui n’exercent pas une activité saisonnière, qui vont avoir une légère baisse d’activité et qui ont une petite tribu dont ils vont devoir s’occuper pendant les vacances soit deux mois entiers. J’ai presque envie de demander une réforme… Grrr #humourbiensur

Honnêtement, c’est la meilleure période de l’année pour vous organiser, mettre en place de nouvelles choses et planifier votre activité. J’introduis la notion de famille car vous allez devoir composer avec mari et enfants qui vous réclament du temps. Et… oui, vous avez également envie de vous reposer !

Être à son compte, gérer sa société, son temps et sa famille : c’est un équilibre et des habitudes à créer. Alors les bouleverser, pendant deux mois, ça devient surhumain mais “gardez le cap !”. Rassurez-vous, il y a des solutions pour rester productive, gérer son temps et en bonus garder un équilibre entre sa vie professionnelle et familiale.

 

Vous avez souvent entendu cette phrase “pour gagner plus, il faut travailler plus !” C’est vrai et c’est évident. Je vous propose, pendant les vacances, de la remplacer par celle-ci : “Pour atteindre vos objectifs, soyez efficace et efficiente !”

Avant de commencer, quelques explications, définitions sont nécessaires :

  • La productivité c’est effectuer le maximum de tâches en un temps déterminé,
  • L’efficacité : c’est la capacité à atteindre son objectif, peu importe les moyens et les ressources utilisées pour y parvenir,
  • Et enfin, l’efficience c’est la capacité à optimiser ses ressources et ses moyens pendant l’action (le minimum de moyens pour le maximum d’impact).

 La productivité seule peut être un piège car effectuer énormément de tâches ne mènent pas toujours à l’efficacité. Elles ne sont pas toutes liées à vos objectifs. Vous allez perdre de l’énergie et du temps à satisfaire un besoin de travail accompli, votre motivation va en pâtir et vous resterez dans l’illusion d’avancer.

En résumé :

  • Une liste et accumulation de tâches ne vous aidera pas !
  • Un bloc note ou journal avec une jolie reliure et pleins de choses écrites à l’intérieur non plus…

Donc soyons efficace… LOL

 

Voici un plan d’action en 5 étapes pour :

  • Rester productive,
  • Gérer votre temps,
  • Devenir efficace et efficiente.

 

  1. Reprenez votre business model

Vous allez pourvoir reprendre vos idées de départ, vous rappeler pourquoi vous avez créé votre activité, explorer de nouvelles idées pour développer votre business.

  1. Relisez et ajustez votre business plan

Pour simplifier, un business plan c’est la formalisation de votre business model. Il est bien plus détaillé et intègre des données chiffrées avec une projection sur 3 à 5 ans. Il est indispensable de bien le faire, cela vous aidera énormément. L’objectif, en le relisant, est de :

  • Faire un bilan.
  • Vérifier si vous avez suivi votre fil rouge, c’est-à-dire si nous ne vous êtes pas complètement éloignées de votre idée de départ ou trop diversifié pensant ainsi bien faire. Conséquences possibles : une perte de productivité et d’efficacité, une liste de tâches à n’en plus finir, pas d’argent ou très peu au bout du compte.
  • Vous ajuster et vous réorganiser.

Il y aurait encore beaucoup à voir sur ce sujet et je pourrai vous en parler longtemps mais je pense que vous avez compris le sens général.

  1. Faites la liste de tâches

Encore une liste… oui et je vais vous donner quelques idées. Listez tout ce que vous avez à faire, par exemple : remettre à jour votre site internet, améliorer votre visibilité, faire une formation, ou encore mettre à jour vos papiers administratifs. Ces choses que l’on aimerait confier à une autre personne pour se concentrer sur son cœur de métier. C’est le bon moment pour organiser votre feuille de route pour la rentrée à venir.

Rappelez-vous, nous sommes en vacances donc il y a aussi piscine, faire les devoirs, dentiste et surtout les siestes au programme car oui nos chérubins vont nous épuiser.

Donc écrivez tout sur votre liste ! Vous allez vous rendre compte que vous avez écrit énormément de choses voir peut-être beaucoup trop donc nous allons passer au quatrième point.

  1. Faites le tri et priorisez vos actions

Il existe beaucoup d’outils pour trier et organiser son travail. Vous en connaissez surement si vous faites de la gestion de projets. J’ai choisi de vous présenter la matrice d’Eisenhower : elle est simple et facile à aborder pour des débutants, pas d’inquiétudes à avoir.

Vous devez trier vos tâches, identifier ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas, ce qui est important de ce qui l’est moins.

Aidez-vous du tableau : écrivez vos tâches sur des papiers et placer-les sur ce dernier. Le but ici n’est pas de mettre toutes les tâches sur la case “à traiter tout de suite”, ce serait inutile et peu constructif. Répartissez, déplacez et changez l’ordre des tâches si besoin. En reprenant l’étape 1 et 2, vous avez écrit ce qui était le plus important ou urgent pour votre activité.

Il n’existe pas de mur invisible qui vous empêche de passer du monde professionnel au personnel, alors faites-vous confiance : vous saurez faire la part des choses !

  1. Planifiez vos actions

Vous vous retrouvez maintenant avec la matrice et des papiers répartis sur des cases. Prenez chaque pile de chaque case et classez-les par ordre également. Ça y est c’est le moment d’enfin prendre votre plus beau cahier ! Eh oui, vous pouvez enfin vous organiser au mois, à la semaine et à la journée en vous aidant d’un calendrier ou agenda.

Vous y voyez plus clair et vous pouvez enfin répondre à la question : “quand est-ce qu’on va à la piscine ?” répétée pour la 20ème fois par votre progéniture qui n’en a rien à faire des gros contrats, qui veut juste un câlin et qui vous rappelle pourquoi vous faites tout ça.

N’oubliez pas ce qui est important et organisez-vous pour garder un équilibre entre le travail et les moments plaisirs avec votre famille.

 

En bref, pourquoi est-ce un avantage et est-ce si important de s’organiser ? 

Vous donnez de la visibilité aux personnes qui vous entourent : vos partenaires, collègues, clients et famille.

Vous leur permettez ainsi de vous soutenir dans ces moments où vous avez besoin de rester concentré à 2000% sur ce que vous faites. Vous pouvez expliquer votre organisation, prioriser des actions, donner des instructions claires et déléguer si besoin. Vous choisirez de travailler à plein temps ou non, certaines journées. Vous expliquerez, sans culpabilité, pourquoi vous avez besoin de vous isoler 1 heure pour une réunion téléphonique.

Et maintenant, je dis : “C’est qui le patron ? ” MDR

Vous avez compris : “C’est vous !”

Alors : “Devenez efficace et efficiente, les résultats suivront…”

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